Beszerzési rendszer a Szegedi Tudományegyetem Gazdasági és Műszaki Főigazgatósága, valamint a tanszékek számára
A GMF vezetői és munkatársai 2012. június 18-án egy előadássorozat keretében mutatták be az egyetem tanszéki képviselőinek a Webra alapon fejlesztett beszerzési rendszert, melyet a 8 millió forint összértéket meg nem haladó beszerzések lebonyolítására készült.
A rendezvény és az addigi tapasztalatokat tükröző előadások keretében hangsúlyozták a rendszer egyszerű kezelhetőségét, tanulhatóságát, valamint a használatának köszönhető, már mostanra is jelentős mértékű megtakarításokat.
A tanszékek nemcsak kiadásaikat csökkenthetik, hanem időt is spórolhatnak: egyetlen, a rendszerben kitöltött és elmentett igénylés űrlapból tetszőleges számú eljárás keletkeztethető, így az ismétlődően felmerülő igényeket nem kell újra és újra megfogalmazni, elég azokból pár kattintással szükség esetén újabb és újabb eljárásokat indítani.
A rendszer fejlesztésénél kulcsfontosságú szempont volt a költséghatékonyság növelése összegyetemi szinten: a pályázatok bírálati szempontjai közé felvehető a „legkisebb összegű ellenszolgáltatás”, illetve az „összességében legelőnyösebb ajánlat” is. Az ajánlatok versenyeztetésének tisztasága érdekében a ”Publikus eljárások”-ban kiírt specifikációk megvalósítására pályázó beszállítók egymás ajánlatait, feltöltött dokumentumait nem láthatják. A GMF beszállítói pályázatok értékelésével megbízott munkatársai sem férhetnek hozzá addig az ajánlati dokumentumokhoz, amíg az eljárási folyamatokat „Értékelés” fázisba nem mozgatják tovább. Ezzel kiküszöbölhető az az ajánlatok tartalmának idő előtti kiszivárgása és a versenytárs beszállítók jogtalan előnybe kerülésének lehetősége.
A modellezett beszerzési munkafolyamat a következő lépésekből és státuszokból tevődik össze:
A tanszékek kijelölt illetékesei bejelentkezés után egy űrlap kitöltésével bejelentik beszerzési igényüket, jellegük szerint az alábbi négy típus egyikében:
Műszaki, Szolgáltatási, Áru- és eszközbeszerzési, Klinikai Központi. A GMF munkatársai ellenőrzik a rendszerben mentett igényt, és publikus eljárást indítanak belőle, illetve – formai hiányosságok esetén – visszaküldik javításra a tanszéknek. Ezt követően az eljárásban megjelölt tevékenységi körben regisztrált beszállítók automatikus rendszerüzenetet kapnak, hogy profiljukba vágó beszerzési kiírás jelent meg az egyetem honlapján.
Minden publikált eljárás cikkben szerepel egy „Ajánlattétel” link, melyre kattintva bejelentkezést nem igénylő fájlfeltöltő felületre jut a beszállító, ahol pályázati dokumentumait feltöltheti. Emellett a benyújtott pályázatokat az egyetem jelenleg elfogadja papíralapon vagy emailben benyújtva is. Az eljárás határidejének lejártakor „Értékelés” fázisba léptethető az űrlap, és a GMF munkatársai számára letölthetővé válnak a beszállítók által feltöltött dokumentumok. A nyertes dokumentum alapján megrendelhető az ajánlatban foglalt kondíciókkal az adott termék vagy szolgáltatás („Megrendelés”, „Teljesítés” fázis). A folyamatban szereplő minden dokumentumot (megrendelői szándéknyilatkozat, szerződés, teljesítési igazolás stb.) fel lehet tölteni az eljárás űrlapjára a megfelelő eljárási fázisokban. A folyamat a megállapodásban szereplő feltételek mindkét oldalról (egyetem, beszállató) való teljesítésével ér véget.
Amennyiben a beérkező ajánlatok alapján nem sikerül megfelelő beszállítót találni, illetve bármilyen tényező miatt az eljárás az addigi feltételekkel nem folytatható tovább, a folyamat „Eredménytelen” vagy „Érvénytelen” státuszokban is terminálható.
Az eljárások státuszváltásakor a rendszer automatikus üzenetet küld az adott eljárásban érintett személyeknek.
A beszállítók regisztrálhatnak a beszerzési rendszerbe és adataik utólagos módosítására is lehetőségük van. A regisztrációban megjelölik, mely tevékenységi körben, kivitelezési, szállítási és egyéb beszerzési témákban érdekeltek, és amennyiben profiljukba illő eljárás kerül kiírásra a beszerzési rendszer publikus oldalain, a megfelelő tevékenységi körű regisztrált beszállítók értesítést kapnak az új pályázási lehetőségről.
A GMF munkatársai az igénylés, eljárás és beszállítói regisztrációs űrlapokon egyaránt megtalálható tevékenységi kör listát szerkeszthetik: azaz tevékenységi köröket törölhetnek, nevezhetnek át illetve újakat vehetnek fel.
A rendszerben nemcsak az aktuális eljárásokat és igényléseket lehet nyomon követni. Igénylés és eljárási folyamat-áttekintő oldalak és statisztikák készítésére, összetett keresések, lekérdezések futtatására alkalmas keresőfunkciók állnak a GMF rendelkezésére. A Naptár menüben napok szerint lebontva jelennek meg a mindenkori, folyamatban lévő eljárások. A különböző eljárásokat és igényléseket mutató listák több szempont szerint rendezhetők, a GMF különböző területei szerint szűrhetők.
A publikus eljárásokban bizonyos szövegrészeknek kötelezően meg kell jelennie. Ezeket a szövegrészeket a Webra rendszer automatikusan generálja az eljárás cikkekbe, megspórolva ezzel a bejelentők számára az ismétlődő és azonos munkát.
A beszerzési folyamatok kezelése nagyrészt egyszerű űrlapkitöltéssel valósul meg. A feltüntetendő személyadatokat (pl. Kötelezettségvállaló, Kapcsolattartó, stb.) egy, a folyamatosan frissülő egyetemi telefonkönyvből dolgozó automatikus kiegészítéses mezőben lehet kiválasztani. Az űrlapok mezőinek adattartalmát mentés előtt a kívánt szigorúsággal ellenőrzi a rendszer. A botok elleni védelmet a minden űrlap mentése előtt megfejtendő Captcha biztosítja. A mezők és az űrlap működését teljes mértékben az Egyetem által meghatározott beszerzési folyamat igényeihez igazították fejlesztőink.